Die Utopie reibungsloser Zusammenarbeit

Eine grundsätzliche Projektplanung scheint es von Beginn an gegeben zu haben – das ist doch schon mal was. Allerdings ist auch nach Projektabschluss die Pflege und Planung der Erweiterung und Aktualisierung des Internetauftritts notwendig.
Wenn Sibylle Knecht weitere Nachtschichten vermeiden will und der Arbeitsprozess reibungsloser als im ersten Projektabschnitt laufen soll, sollte sie als Verantwortliche einige Rahmenbedingungen und Verantwortlichkeiten klären. Der Abschluss des ersten Teilschrittes ist dafür eine gute Gelegenheit.

Verantwortlichkeiten
Zunächst einmal fehlte es an klaren Verantwortlichkeiten und der Identifikation mit dem Projekt u.a. bei der Zulieferung von Textmaterial in der Konzeptionsphase. Innerhalb der Erweiterung und Aktualisierung des Internetauftrittes sollte Frau Knecht Teilprojekte an ihre Kollegen vergeben und damit Teilverantwortung an jeweilige Fachexperten abgeben, Verbindlichkeit schaffen und ihre Erwartungshaltung klar kommunizieren.

Klares Regelwerk
Um klare Regeln zur künftigen Zusammenarbeit zu erstellen und Projekt-Identifikation zu schaffen, eignet sich ein längeres Meeting mit Workshopcharakter mit allen Beteiligten.
Dies sollte zunächst genutzt werden, um die bisherige Arbeit „zu feiern“, Unstimmigkeiten auszuräumen und Ideen und Wünsche aller Projektgruppenmitglieder für die Zukunft zu sammeln. Außerdem sollte der Tag genutzt werden, um die Verantwortlichkeiten erneut zu klären und klare Regeln der Zusammenarbeit aufzustellen.
Hierzu könnte beispielsweise gehören, dass Änderungswünsche bis zu einem Zeitpunkt X gemeldet werden müssen, danach gilt das Schweigen als Zustimmung.
Weiterhin ist zu klären, wie mit Ausfällen von Personen umgegangen wird, wer welche Entscheidungsbefugnisse hat und wie das Prozedere bis zur Freigabe von Neuerungen gestaltet werden soll.
Wichtig ist an dieser Stelle, das gesamte Team „ins Boot zu holen“ und nicht erneut das Gefühl des Mauerns und der mangelnden Gestaltungsmöglichkeit zu vermitteln.
Hier sehe ich durchaus die Option, einen externen Berater zum Workshop hinzu zu ziehen oder die Moderation an ein anderes Teammitglied abzugeben, um Frau Knecht nicht in dem Rollenkonflikt der Moderatorin und Projektleiterin allein zu lassen bzw. zu verdeutlichen, dass an dieser Stelle Hierarchieübergreifende Zusammenarbeit gefragt ist.

Information und Kommunikation
Im weiteren Verlauf hat Frau Knecht vor allem eine Kontroll- und Koordinationsfunktion mit Mitteln, die gemeinsam festgelegt werden sollten. Beispielsweise muss der dreistufige Bearbeitungsprozess von der Idee (Auftragsklärung) über die grobe und feine Konzeption (Planungsphase) hin zur Realisationsphase genau abgestimmt werden hinsichtlich regelmäßiger Rückmeldung zum Ist-Stand und Verantwortung des Teilprojektleiters.Frau Knecht hat außerdem die Aufgabe, alle Beteiligten regelmäßig über den Gesamtstand des Auftrittes und die weitere Planung zu informieren.

Regelmäßige Treffen
Darüber hinaus sollten regelmäßige (außerordentliche) Treffen mit allen Beteiligten stattfinden (einmal im Monat, bzw. bei großen Änderungen). Diese Treffen sind allein dem Internetauftritt gewidmet, bringen alle Beteiligten auf einen Informationsstand, lassen Zeit zum Klären von offenen (Teilprojektübergreifenden) Fragen und von möglichen Konflikten. Außerdem werden neue Ideen gesammelt und Meinungen ausgetauscht.

Das die Zusammenarbeit mit diesem Vorgehen reibungslos verläuft, wäre utopisch und zuviel versprochen (sicherlich ja auch ein wenig langweilig...) - aber mit klaren Regeln, Informationen und Kommunikationen lassen sich Konflikte sowie Ressourcenverschwendung in der regelmäßigen Zusammenarbeit sicherlich reduzieren. Und kleine Reibereien dürfen bleiben.